Cuối tháng, câu hỏi kế toán nhận nhiều nhất thường không phải "lương em bao nhiêu" mà là "tăng ca của em tính sao mà ít vậy". Tính tăng ca sai thì hoặc doanh nghiệp trả thừa, hoặc nhân viên mất lòng tin — và nếu bị khiếu nại thì doanh nghiệp còn có rủi ro pháp lý. Bài này tóm gọn cách tính giờ làm thêm (tăng ca) theo Bộ luật Lao động 2019, có ví dụ bằng con số cụ thể, và phần quan trọng không kém: cài phần mềm chấm công thế nào để máy tự tính đúng, không phải cộng tay.
Giờ chấm ra trên máy là căn cứ để tính tăng ca — máy ghi đúng từng phút, phần mềm lo phần tính toán.
Lưu ý: nội dung pháp luật dưới đây tóm tắt từ Bộ luật Lao động 2019 để Anh/Chị tham khảo khi cài đặt chấm công. Trường hợp cụ thể của doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành, thỏa thuận trong hợp đồng, nội quy, hoặc hỏi ý kiến cơ quan lao động/luật sư.
1. Thế nào là làm thêm giờ?
Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động. Thời giờ làm việc bình thường (Điều 105) không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần.
Hai điểm hay bị hiểu sai:
- Ở lại muộn chưa chắc là tăng ca. Làm thêm giờ cần có sự đồng ý của người lao động và thường do doanh nghiệp yêu cầu, bố trí. Ở lại nói chuyện, chờ đón con mà tính tăng ca là sai cả hai phía.
- Mốc tính là giờ làm bình thường của chính doanh nghiệp. Công ty làm 8h–17h thì tăng ca tính từ sau 17h (hoặc sau khoảng nghỉ quy định), không phải sau 8 tiếng kể từ lúc quẹt thẻ.
2. Giới hạn số giờ làm thêm
| Giới hạn | Mức tối đa (Điều 107) |
|---|---|
| Trong 1 ngày | Không quá 50% số giờ làm việc bình thường (làm theo tuần thì tổng giờ bình thường + làm thêm không quá 12 giờ/ngày) |
| Trong 1 tháng | Không quá 40 giờ |
| Trong 1 năm | Không quá 200 giờ; một số ngành, nghề, trường hợp luật cho phép không quá 300 giờ |
Giới hạn 40 giờ/tháng là con số doanh nghiệp sản xuất hay chạm tới nhất, nên theo dõi trong phần mềm chấm công (xem mục 6).
3. Mức tiền làm thêm giờ
Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 quy định mức ít nhất như sau (tính trên đơn giá tiền lương của công việc đang làm):
| Làm thêm vào | Ban ngày (ít nhất) | Ban đêm (thường tính ra) |
|---|---|---|
| Ngày thường | 150% | 200% |
| Ngày nghỉ hằng tuần | 200% | 270% |
| Ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương | 300% (chưa kể tiền lương ngày lễ đối với người hưởng lương ngày) | 390% |
Giờ làm việc ban đêm là từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau (Điều 106). Người làm việc ban đêm được trả thêm ít nhất 30%; làm thêm giờ vào ban đêm được trả thêm 20% nữa — cộng lại thường ra các mức 200%, 270%, 390% như cột bên phải.
4. Ví dụ tính bằng con số
Anh A lương 8.000.000đ/tháng, công ty làm 26 ngày/tháng, 8 giờ/ngày.
- Lương 1 giờ ≈ 8.000.000 ÷ 26 ÷ 8 ≈ 38.460đ.
- Thứ Tư làm thêm 2 giờ (17h–19h): 38.460 × 150% × 2 ≈ 115.380đ.
- Chủ nhật (ngày nghỉ hằng tuần) đi làm 8 giờ: 38.460 × 200% × 8 ≈ 615.360đ.
- Ngày lễ làm 4 giờ: 38.460 × 300% × 4 ≈ 461.520đ (chưa tính tiền lương ngày lễ nếu thuộc diện được hưởng).
Cách xác định lương làm căn cứ (lương cơ bản hay gồm phụ cấp) và số ngày công chuẩn tùy thỏa thuận, quy chế của từng doanh nghiệp. Ví dụ trên chỉ minh họa cách nhân hệ số.
5. Máy chấm công làm được gì, không làm được gì?
- Máy ghi giờ vào, giờ ra chính xác từng phút — đây là bằng chứng khách quan nhất khi có thắc mắc.
- Máy không tự biết hôm nay là ngày lễ, ai được duyệt tăng ca, ai ở lại vì việc riêng. Những thứ đó nằm ở phần mềm.
Nghĩa là: máy đúng giờ + phần mềm cài đúng quy tắc = tăng ca tự tính đúng. Máy phải chạy đúng giờ trước đã — cách kiểm tra xem bài cách chỉnh giờ máy chấm công.
Mỗi lần chấm thành công là một bản ghi có giờ phút chính xác — dữ liệu gốc để phần mềm tính tăng ca.
6. Cài phần mềm chấm công để tính tăng ca đúng
Đây là danh sách bên mình luôn cài cho khách khi bàn giao:
- Khai báo đúng ca làm việc: giờ vào, giờ ra, giờ nghỉ trưa của từng ca. Tăng ca chỉ tính phần ngoài ca.
- Mốc bắt đầu tính tăng ca: VD tan ca 17h, sau 17h30 mới bắt đầu tính (khoảng đệm để dọn dẹp, bàn giao) — tùy quy chế công ty.
- Đơn vị làm tròn: VD đủ 30 phút mới tính, dưới 30 phút bỏ. Quy định rõ và công khai để không ai thắc mắc.
- Tách loại tăng ca: ngày thường / ngày nghỉ hằng tuần / ngày lễ / ban đêm — mỗi loại một cột, một hệ số.
- Khai báo ngày lễ, tết trong năm ngay đầu năm, để phần mềm tự nhận ngày lễ.
- Tăng ca có phê duyệt: chỉ tính khi có đăng ký/duyệt, tránh chuyện ở lại không làm việc vẫn được tính.
- Ca đêm qua ngày: ca 22h–6h phải được tính là một ca trọn, không bị tách đôi sang hai ngày.
- Theo dõi giới hạn: xem tổng giờ tăng ca theo tháng của từng người để không vượt 40 giờ.
Phần mềm chấm công đi kèm máy thường làm được các mục trên — xem thêm giải pháp phần mềm chấm công tính lương. Với phần mềm Wise Eye, cách đặt ca và lịch trình ca có ở bài giải thích các thông số cài đặt ca trên Wise Eye On39. Cuối tháng xuất số liệu ra Excel làm lương xem bài cách lấy dữ liệu chấm công ra Excel để tính lương.
7. Những sai lầm hay gặp khi tính tăng ca
- Lấy giờ ra trừ 8 tiếng là ra tăng ca: sai khi nhân viên đến sớm hoặc nghỉ trưa dài — phải tính theo ca.
- Gộp chung một hệ số: chủ nhật, ngày lễ, ca đêm khác hệ số; gộp chung là trả thiếu.
- Quên khai báo ngày lễ: phần mềm coi ngày lễ như ngày thường, tính 150% thay vì 300%.
- Không có quy định làm tròn bằng văn bản: mỗi tháng làm tròn một kiểu, nhân viên thắc mắc không có căn cứ trả lời.
- Máy chạy lệch giờ: lệch 10 phút là cả công ty mất hoặc thừa 10 phút tăng ca mỗi ngày.
8. Câu hỏi thường gặp
Tăng ca ngày thường được tính bao nhiêu phần trăm?
Ít nhất 150% đơn giá tiền lương của công việc đang làm, theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019. Nếu làm thêm vào ban đêm thì được cộng thêm phần làm đêm.
Một tháng được làm thêm tối đa bao nhiêu giờ?
Không quá 40 giờ/tháng và không quá 200 giờ/năm; một số ngành, nghề, trường hợp được luật cho phép đến 300 giờ/năm.
Giờ làm việc ban đêm tính từ mấy giờ?
Từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau, theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2019.
Máy chấm công có tự tính tiền tăng ca không?
Máy chỉ ghi giờ vào/ra. Phần mềm chấm công tính số giờ tăng ca theo ca, hệ số, ngày lễ đã cài; tiền tăng ca được tính trên bảng lương từ số giờ đó.
Nhân viên ở lại muộn có tự động được tính tăng ca không?
Không nên tính tự động. Làm thêm giờ cần được bố trí và có sự đồng ý; nhiều doanh nghiệp cài phần mềm chỉ tính khi tăng ca đã được duyệt.
Đi làm Chủ nhật tính tăng ca thế nào?
Nếu Chủ nhật là ngày nghỉ hằng tuần của doanh nghiệp thì làm thêm vào ngày đó được trả ít nhất 200%. Doanh nghiệp nghỉ ngày khác trong tuần thì ngày nghỉ hằng tuần là ngày đó.
Kết luận
Tính tăng ca đúng gồm hai nửa: nắm đúng quy định (150% – 200% – 300%, làm đêm, giới hạn 40 giờ/tháng) và cài phần mềm đúng quy tắc (ca, mốc tính, làm tròn, ngày lễ, phê duyệt). Làm đủ hai nửa này thì cuối tháng bảng tăng ca ra tự động, nhân viên xem là hiểu, không còn cảnh cộng tay và tranh cãi.
👉 Cần cài ca và quy tắc tăng ca cho phần mềm chấm công, hoặc đang tìm máy chấm công kèm phần mềm tính lương, gọi Hotline 0372.669.992 để kỹ thuật DigiPlus hỗ trợ.
