Mẫu bảng chấm công Excel miễn phí: tự tính công, tính lương, đi muộn

Ngày 1 hằng tháng, ở rất nhiều công ty nhỏ, có một người ngồi dò từng ô của bảng chấm công: ô này ai gõ "x" thừa dấu cách nên hàm không đếm, ô kia ghi "1/2" thay vì ký hiệu nửa ngày, tháng 2 vẫn còn cột ngày 30, 31 của tháng trước. Sai một ô là lệch một ngày lương, và người phát hiện thường là nhân viên khi cầm phiếu lương.

Bên mình soạn sẵn một mẫu bảng chấm công Excel để tránh đúng những lỗi đó: chọn tháng là ngày và thứ tự đổi, công chuẩn tự tính, cuối tháng tự cộng công và ra lương theo công. File miễn phí, không khóa, không cài macro. Bên dưới là cách dùng và giải thích từng công thức để bạn tự sửa theo quy chế công ty mình.

Tải mẫu bảng chấm công Excel (miễn phí)

Máy chấm công vân tay tại một văn phòng khách hàng. Giờ vào – ra trên máy xuất ra Excel được, rồi tổng hợp vào bảng chấm công.

1. Trong file mẫu có gì?

File gồm 3 sheet, dùng được trên Excel 2010 trở lên và Google Trang tính:

• Bảng chấm công: bảng tháng kiểu truyền thống, mỗi người một dòng, mỗi ngày một cột. Ô ngày có danh sách thả xuống để chọn ký hiệu, cột ngày nghỉ hằng tuần tự tô xám. Cuối dòng có 7 cột tự tính: ngày đi làm, phép/lễ/việc riêng, nghỉ ốm, nghỉ không lương, công hưởng lương, lương hợp đồng, lương theo công.
• Giờ vào ra: dùng khi cần theo dõi theo giờ. Nhập giờ chấm vào, giờ chấm ra là ra số giờ làm thực tế, số phút đi muộn, về sớm. Tính đúng cả ca đêm qua ngày.
• Hướng dẫn: các bước dùng và bảng ký hiệu.

Ô nền vàng chữ xanh là ô bạn nhập. Ô nền xanh lá là ô công thức, không cần gõ gì. Có sẵn 5 nhân viên mẫu của tháng 11/2026 để bạn xem kết quả trước, dùng thật thì xóa đi.

Sheet Bảng chấm công trong file mẫu, dữ liệu mẫu tháng 11/2026.

2. Ký hiệu chấm công trong mẫu

Mỗi công ty một bộ ký hiệu, quan trọng là thống nhất và ít ký tự để khỏi gõ sai. Mẫu dùng 8 ký hiệu:

Vì ô ngày chỉ nhận đúng 8 ký hiệu này, ai gõ "x " có dấu cách hay "1/2" sẽ bị Excel báo lỗi ngay lúc gõ, không phải đợi cuối tháng mới lòi ra. Chữ hoa hay chữ thường đều được, hàm đếm không phân biệt.

3. Mẫu tự tính những gì, bằng công thức nào?

Công chuẩn của tháng

Ở dòng trên cùng bạn nhập tháng, năm và một chuỗi 7 ký tự cho ngày nghỉ hằng tuần, tính từ Thứ 2 đến Chủ nhật, số 1 là ngày nghỉ. Nghỉ Chủ nhật thì nhập 0000001, nghỉ cả Thứ 7 và Chủ nhật thì 0000011. Công chuẩn tính bằng:

=NETWORKDAYS.INTL(DATE(năm,tháng,1), EOMONTH(DATE(năm,tháng,1),0), chuỗi_ngày_nghỉ)

Ví dụ tháng 11/2026 nghỉ Chủ nhật ra 25 công, tháng 12/2026 ra 27 công, tháng 2/2027 nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật ra 20 công. Công ty nào trả lương theo công chuẩn cố định (hay gặp nhất là 26) thì gõ thẳng số 26 vào ô này. Chọn cách nào cũng được, nhưng hai cách cho ra lương khác nhau khá nhiều ở tháng ngắn và tháng dài, xem phân tích có ví dụ số trong bài cách tính ngày công chuẩn và lương theo ngày công.

Cộng công từng người

Mỗi cột tổng là một hàm COUNTIF đếm ký hiệu trên dòng của người đó. Ví dụ ngày đi làm:

=COUNTIF(E6:AI6,"X") + COUNTIF(E6:AI6,"CT") + 0.5*COUNTIF(E6:AI6,"N")

Công hưởng lương = ngày đi làm + phép + lễ + việc riêng. Nghỉ ốm có cột riêng vì những ngày đó BHXH trả, công ty không trả lương, nhưng HR vẫn cần con số này để làm hồ sơ hưởng chế độ.

Lương theo công

=ROUND(MIN(Lương_HĐ, Lương_HĐ / Công_chuẩn * Công_hưởng_lương), 0)

Hàm MIN chặn để lương theo công không vượt lương hợp đồng. Lý do: nếu ai đó lỡ được đánh X vào ngày Chủ nhật, công hưởng lương sẽ lớn hơn công chuẩn và lương bị đội lên. Làm ngày nghỉ hằng tuần là làm thêm giờ, phải tính riêng theo hệ số (xem cách tính giờ làm thêm, tăng ca), không trộn vào công thường.

Trong file mẫu, anh Cường lương 8 triệu, tháng 11 làm nửa ngày một hôm và nghỉ không lương một hôm: 25 − 1 − 0,5 = 23,5 công, lương theo công = 8.000.000 ÷ 25 × 23,5 = 7.520.000đ. Chị Bình nghỉ 2 ngày phép vẫn đủ 25 công hưởng lương, nhận đủ 10 triệu.

4. Sheet giờ vào – ra: đi muộn, về sớm, ca đêm

Bảng ký hiệu chỉ cho biết đi hay nghỉ. Muốn biết đi muộn bao nhiêu phút thì phải có giờ. Ba công thức chính của sheet này:

• Giờ làm thực tế: =ROUND(MOD(Giờ_ra − Giờ_vào, 1)*24 − Nghỉ_giữa_ca, 2). Hàm MOD là chỗ nhiều người bỏ qua: ca đêm vào 22:00 ra 06:00, lấy ra trừ vào sẽ ra số âm. MOD(…,1) đưa nó về đúng 8 tiếng.
• Đi muộn (phút): so giờ chấm vào với giờ vào ca, nhân 1440 để đổi ra phút, chấm sớm thì ghi 0. Mẫu dùng thêm một mẹo với MOD để ca 22:00 mà người ta chấm lúc 00:10 vẫn ra đúng 130 phút muộn, không bị nhầm thành chấm sớm.
• Về sớm (phút): làm ngược lại với giờ ra ca.

Thiếu giờ chấm (quên chấm) thì các cột tính để trống, cố ý không tự điền số, để HR nhìn thấy và hỏi lại người đó. Đi muộn có được trừ lương hay không, trừ thế nào cho đúng luật, bạn xem thêm bài đi muộn về sớm có bị trừ lương không.

Máy chấm công khuôn mặt + vân tay. Mỗi lần chấm máy lưu lại giờ, đó chính là dữ liệu cho sheet giờ vào – ra.

5. Những lỗi hay gặp khi tự làm bảng chấm công Excel

6 lỗi bên mình gặp nhiều nhất ở bảng chấm công tự làm.

• Gõ công thức báo lỗi ngay từ đầu: máy tính để định dạng vùng Việt Nam dùng dấu chấm phẩy để ngăn tham số. Công thức trong bài viết bằng dấu phẩy, nếu Excel không nhận thì thay , bằng ;. File mẫu tải về đã chạy sẵn, không bị chuyện này.
• Gõ giờ kiểu 8.30 hay 8h30: Excel hiểu đó là số hoặc chữ, không phải giờ. Phải gõ 8:30.
• Gộp ô trong vùng chấm công: gộp hai ô ngày để ghi "nghỉ phép 2 ngày" cho đẹp sẽ làm hàm đếm chỉ thấy một ô. Không gộp ô trong vùng ngày.
• Sao chép bảng tháng trước, quên sửa tháng: với bảng tự làm, cột thứ trong tuần là gõ tay nên sai lệch cả tháng. Mẫu này tính thứ theo ô tháng, đổi tháng là đổi hết.
• Nhiều người cùng sửa một file qua Zalo: mỗi người giữ một bản, cuối tháng không biết bản nào đúng. Dùng một file chung trên Google Drive hoặc giao cho một người duy nhất nhập.
• Chấm công theo "trí nhớ": trưởng bộ phận cuối tuần mới đánh X một lượt. Lúc đó bảng chấm công chỉ là bảng ghi lại cảm giác.

6. Lấy giờ từ máy chấm công đổ vào Excel

Nếu công ty đã có máy chấm công, đừng gõ giờ tay. Phần mềm đi kèm máy (hoặc USB cắm vào máy) xuất được danh sách giờ chấm ra Excel. Bạn dán cột ngày, mã nhân viên, giờ vào, giờ ra sang sheet giờ vào – ra của mẫu là có ngay số phút đi muộn, về sớm. Cách lấy dữ liệu cho từng loại máy xem bài cách lấy dữ liệu chấm công ra Excel để tính lương.

Chưa có máy và đang cân nhắc mua, bạn tham khảo các dòng máy chấm công bên mình đang bán, máy vân tay giá từ khoảng 1,5–2 triệu đã đủ cho văn phòng dưới 50 người.

7. Khi nào Excel không còn đủ?

Excel ổn khi công ty dưới khoảng 30 người, một ca hành chính, một địa điểm. Bên mình hay gặp ba dấu hiệu cho thấy đã đến lúc bỏ Excel:

• Có từ hai ca trở lên, hoặc ca xoay theo tuần. Lúc này mỗi người một giờ vào ca khác nhau, công thức đi muộn phải tra theo ca của từng ngày, Excel làm được nhưng file rất dễ vỡ.
• Có nhiều chi nhánh, cửa hàng, hoặc nhân viên thị trường không ngồi văn phòng.
• Người làm công mất từ hai ngày trở lên mỗi tháng chỉ để gom và soát dữ liệu.

Khi đó nên dùng phần mềm chấm công: máy chấm công tự đẩy giờ về, phần mềm tự tra ca, tự tính công, tăng ca, đi muộn và xuất ra Excel theo đúng mẫu công ty cần. Phần mềm chấm công Digiplus chạy trên web và điện thoại, gói nhỏ nhất 1.200.000đ/năm cho đến 10 nhân viên, chi tiết ở bài phần mềm chấm công trên điện thoại và web Digiplus.

Click để nhận tư vấn Zalo

8. Câu hỏi thường gặp

Mẫu bảng chấm công Excel này có mất phí không?

Không. File tải về dùng miễn phí, không khóa sheet, không có macro, bạn sửa thoải mái theo quy chế công ty.

Mở bằng Google Trang tính được không?

Được. Tải file lên Google Drive, mở bằng Google Trang tính, các công thức và danh sách ký hiệu vẫn chạy. Cách này tiện khi nhiều người cùng xem một bảng.

Công ty nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật thì sửa ở đâu?

Sửa ô "Ngày nghỉ hằng tuần" thành 0000011. Công chuẩn tự tính lại và cột Thứ 7 cũng chuyển sang màu xám.

Công ty tính lương theo 26 công cố định thì dùng mẫu thế nào?

Gõ đè số 26 vào ô công chuẩn. Công thức lương theo công sẽ chia cho 26 thay vì số ngày làm việc thực tế của tháng.

Làm nửa ngày ghi ký hiệu gì?

Ghi N, được tính 0,5 ngày đi làm. Nửa còn lại nếu là nghỉ phép thì nhiều công ty ghi thêm ở cột ghi chú hoặc tự thêm ký hiệu riêng như "NP" và sửa công thức cộng thêm 0,5 công hưởng lương.

Máy chấm công có tự điền vào mẫu này được không?

Máy không ghi thẳng vào file của bạn. Bạn xuất dữ liệu từ máy ra Excel rồi dán sang sheet giờ vào – ra. Muốn tự động hoàn toàn thì cần phần mềm chấm công nối với máy.

Bảng chấm công có cần chữ ký người lao động không?

Luật không bắt buộc một mẫu cố định. Nhiều công ty in bảng công cuối tháng cho nhân viên xem và ký xác nhận để hạn chế khiếu nại, và để làm chứng từ chi lương.

Dùng mẫu thấy vướng ở công thức nào, hoặc muốn bên mình chỉnh theo bộ ký hiệu riêng của công ty bạn, nhắn Zalo 0372 669 992, kỹ thuật bên mình xem giúp miễn phí.