Phép năm là khoản HR bị hỏi nhiều nhất vào hai thời điểm: cuối năm, khi ai cũng muốn biết mình còn bao nhiêu ngày; và lúc có người nghỉ việc, khi câu hỏi chuyển thành "phép chưa nghỉ có được trả tiền không". Trả lời sai lần đầu thì mất lòng nhân viên, trả lời sai lần sau thì có thể thành tranh chấp. Bài này đi lần lượt cách tính ngày nghỉ phép năm theo Bộ luật Lao động 2019, có ví dụ cho người vào làm giữa năm, và chỗ cần ghi vào nội quy để khỏi cãi nhau.
Lưu ý: nội dung pháp luật trong bài tóm tắt từ Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP để Anh/Chị tham khảo khi quản lý phép. Trường hợp cụ thể nên đối chiếu văn bản hiện hành, hợp đồng, nội quy, thỏa ước của doanh nghiệp hoặc hỏi cơ quan lao động/luật sư.
1. Một năm được nghỉ phép bao nhiêu ngày?
Theo Điều 113, người làm đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương:
| Đối tượng | Số ngày phép/năm |
|---|---|
| Làm việc trong điều kiện bình thường | 12 ngày làm việc |
| Người chưa thành niên, người khuyết tật, người làm nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | 14 ngày làm việc |
| Người làm nghề đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | 16 ngày làm việc |
Cộng thêm thâm niên theo Điều 114: cứ đủ 5 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì được thêm 1 ngày. Làm đủ 5 năm trong điều kiện bình thường là 13 ngày, đủ 10 năm là 14 ngày.
Chú ý chữ "ngày làm việc": phép năm không tính ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ. Ai xin nghỉ phép từ Thứ 6 đến Thứ 2 ở công ty nghỉ Chủ nhật thì chỉ trừ 3 ngày phép (Thứ 6, Thứ 7, Thứ 2), không trừ 4.
12, 14 hoặc 16 ngày tùy đối tượng, cứ đủ 5 năm làm việc thêm 1 ngày.
2. Làm chưa đủ 12 tháng thì tính thế nào?
Người làm chưa đủ năm được nghỉ theo tỷ lệ số tháng làm việc. Công thức theo Nghị định 145/2020:
Số ngày phép = (Số ngày phép năm + Số ngày thâm niên) ÷ 12 × Số tháng làm việc thực tế trong năm
Câu hỏi khó là tháng vào làm dở dang có được tính không. Nghị định hướng dẫn: tháng làm chưa đủ, nếu tổng số ngày làm việc cộng ngày nghỉ có hưởng lương (lễ, phép, việc riêng có lương) đạt từ 50% số ngày làm việc bình thường của tháng thì tháng đó được tính là một tháng.
Ví dụ (công ty nghỉ Chủ nhật, tháng 4/2026 có 26 ngày làm việc):
- Vào làm 15/4/2026: từ 15 đến 30/4 có 14 ngày làm việc, đạt 54% → tháng 4 được tính. Từ tháng 4 đến tháng 12 là 9 tháng → 12 ÷ 12 × 9 = 9 ngày phép trong năm 2026.
- Vào làm 20/4/2026: từ 20 đến 30/4 chỉ có 10 ngày làm việc, đạt 38% → tháng 4 không tính. Còn 8 tháng → 8 ngày phép.
Vào làm 15/4 được tính tháng 4, vào làm 20/4 thì không.
Chênh nhau 5 ngày vào làm mà lệch 1 ngày phép, nên HR cần đếm đúng ngày làm việc thực tế của tháng, không ước chừng. Khi chia ra số lẻ (người có thâm niên 13 ngày làm 7 tháng ra 7,58 ngày), doanh nghiệp nên ghi rõ trong nội quy cách làm tròn, ví dụ đến 0,5 ngày, và áp dụng như nhau cho mọi người.
Ngày phép tính theo số ngày làm việc thực tế. Dữ liệu chấm công hằng ngày chính là căn cứ để đếm cho đúng.
3. Những khoảng thời gian nào vẫn được tính để hưởng phép?
Nghị định 145/2020 liệt kê các khoảng thời gian dù không trực tiếp đi làm vẫn được tính là thời gian làm việc khi tính phép năm. Một số khoảng hay gặp:
- Thời gian thử việc, học nghề, tập nghề nếu sau đó người lao động tiếp tục làm việc cho công ty.
- Nghỉ việc riêng có hưởng lương (kết hôn, tang của người thân).
- Nghỉ không lương nếu được công ty đồng ý, cộng dồn không quá 1 tháng trong năm.
- Nghỉ ốm, cộng dồn không quá 2 tháng trong năm.
- Nghỉ do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, cộng dồn không quá 6 tháng.
- Nghỉ thai sản theo quy định về bảo hiểm xã hội.
Hiểu ngược lại: người nghỉ ốm dài 3 tháng thì phần vượt 2 tháng không được tính vào thời gian hưởng phép. Đây là chỗ nhiều bảng tính phép bằng tay bỏ sót.
4. Ai quyết định nghỉ phép vào ngày nào?
- Lịch nghỉ do công ty quy định sau khi tham khảo ý kiến người lao động và phải thông báo trước. Nhân viên không tự ý chọn ngày rồi báo "em nghỉ phép".
- Nghỉ nhiều lần hoặc gộp: người lao động có thể thỏa thuận với công ty để nghỉ thành nhiều lần, hoặc gộp phép tối đa 3 năm nghỉ một lần.
- Nghỉ phép mà chưa đến kỳ lương: người lao động được tạm ứng tiền lương.
- Về quê xa: nếu đi bằng đường bộ, đường sắt, đường thủy mà thời gian đi đường cả đi và về trên 2 ngày, thì từ ngày thứ 3 được tính thêm ngày đi đường, chỉ áp dụng cho 1 lần nghỉ trong năm.
5. Phép năm chưa nghỉ hết có được trả tiền không?
Có hai trường hợp khác nhau, và đây là chỗ hay bị nhầm vì luật cũ và luật mới quy định khác nhau:
- Người lao động thôi việc, bị mất việc: những ngày phép chưa nghỉ được công ty thanh toán tiền lương (khoản 3 Điều 113). Tiền lương làm căn cứ là lương theo hợp đồng của tháng liền trước tháng thôi việc.
- Người lao động vẫn đang làm, hết năm chưa nghỉ hết phép: Bộ luật Lao động 2019 không còn quy định bắt buộc trả tiền cho những ngày này như luật năm 2012. Xử lý thế nào (chuyển sang năm sau, cho gộp, hay trả tiền) là do thỏa thuận và nội quy của từng công ty.
Ví dụ: nhân viên lương 10.000.000đ nghỉ việc còn 5 ngày phép chưa nghỉ. Nếu công ty tính lương ngày bằng lương tháng chia 26 thì khoản thanh toán là 10.000.000 ÷ 26 × 5 = 1.923.077đ. Công ty chia theo số ngày làm việc của tháng thì con số khác đi một chút, vì vậy cách chia phải nhất quán với cách tính lương ngày đã ghi trong quy chế. Chuyện chia 26 hay chia theo tháng bên mình đã phân tích riêng trong bài cách tính ngày công chuẩn và lương theo ngày công.
6. Những điều nên ghi vào nội quy về phép năm
Luật để lại khá nhiều chỗ cho doanh nghiệp tự quy định. Chỗ nào bỏ trống thì chỗ đó sinh tranh cãi:
- Phép được cấp một lần đầu năm hay cộng dần mỗi tháng 1 ngày.
- Cách làm tròn khi phép tính ra số lẻ.
- Phép chưa nghỉ hết cuối năm: chuyển sang năm sau đến hạn nào, có trả tiền không.
- Xin nghỉ phép trước bao nhiêu ngày, ai duyệt, nghỉ nửa ngày có được không.
- Thời gian thử việc có được dùng phép không (thử việc vẫn được tính vào thời gian hưởng phép nếu sau đó ký hợp đồng chính thức, nhưng có cho nghỉ ngay trong lúc thử việc hay không là do công ty).
7. Theo dõi phép năm bằng gì cho đỡ sai?
Công ty vài người thì một bảng Excel là đủ: mỗi người một dòng, cột phép được hưởng, cột đã nghỉ, cột còn lại. Nếu đang dùng bảng chấm công Excel, ký hiệu P cho ngày nghỉ phép giúp đếm nhanh số ngày đã nghỉ, mẫu có sẵn ở bài mẫu bảng chấm công Excel miễn phí.
Từ vài chục người trở lên, phép năm nên đi cùng phần mềm chấm công: nhân viên gửi đơn nghỉ phép trên điện thoại, quản lý duyệt, phần mềm tự trừ vào quỹ phép, tự cộng ngày thâm niên, tự tính tỷ lệ cho người vào làm giữa năm, và ngày nghỉ phép tự hiện là công hưởng lương trên bảng công. Phần mềm chấm công Digiplus có sẵn phân hệ đơn từ và phép năm như vậy, xem thêm ở bài phần mềm chấm công trên điện thoại và web Digiplus. Công ty chưa có thiết bị thì tham khảo các dòng máy chấm công nối được với phần mềm.
Máy chấm công vân tay tại văn phòng. Nối với phần mềm, ngày nghỉ phép đã duyệt sẽ tự khớp với ngày không có lượt chấm.
8. Câu hỏi thường gặp
Một năm được nghỉ phép bao nhiêu ngày?
12 ngày làm việc nếu làm trong điều kiện bình thường và đủ 12 tháng. Người chưa thành niên, người khuyết tật, nghề nặng nhọc độc hại được 14 ngày; nghề đặc biệt nặng nhọc độc hại được 16 ngày. Cứ đủ 5 năm làm việc được cộng thêm 1 ngày.
Mới đi làm được vài tháng có được nghỉ phép không?
Có, theo tỷ lệ: số ngày phép năm chia 12 rồi nhân với số tháng làm việc thực tế. Làm 6 tháng thì được khoảng 6 ngày.
Tháng vào làm giữa chừng có được tính để hưởng phép không?
Được tính là một tháng nếu số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương trong tháng đó đạt từ 50% số ngày làm việc bình thường của tháng.
Thời gian thử việc có được tính phép năm không?
Có, nếu sau thử việc người lao động tiếp tục làm việc cho công ty. Thời gian thử việc khi đó được tính vào thời gian làm việc để tính số ngày phép.
Nghỉ việc mà còn phép chưa nghỉ thì sao?
Công ty phải thanh toán tiền lương cho những ngày phép chưa nghỉ, căn cứ lương theo hợp đồng của tháng liền trước tháng nghỉ việc.
Cuối năm chưa nghỉ hết phép có được quy ra tiền không?
Luật hiện hành không bắt buộc. Tùy nội quy và thỏa thuận của công ty: có nơi cho chuyển sang năm sau, có nơi cho gộp tối đa 3 năm, có nơi trả tiền.
Nghỉ phép vào ngày lễ có bị trừ phép không?
Không. Ngày lễ, Tết và ngày nghỉ hằng tuần không tính vào số ngày nghỉ phép năm.
Cần bảng theo dõi phép năm cho công ty mình, hay muốn bật phân hệ đơn từ – phép năm trên phần mềm chấm công, nhắn Zalo 0372 669 992.
