Một bạn sinh viên làm part-time ở quán cà phê, một tuần chấm 16 lượt trên máy: sáng vào 06:58, ra 11:01, chiều vào lại 16:59, tối ra 20:55, hôm thì một ca, hôm hai ca, có hôm về lúc 22:31. Đến cuối tuần, chủ quán cần một con số duy nhất: bạn ấy làm bao nhiêu giờ, được bao nhiêu tiền. Nếu phần mềm lấy lượt chấm đầu tiên trừ lượt cuối cùng như nhân viên văn phòng, ngày thứ Hai sẽ ra gần 14 tiếng thay vì 8. Bài này nói cách chấm công nhân viên part-time, thời vụ theo giờ thực tế, mức lương giờ thấp nhất đang áp dụng, khi nào phải trả tiền làm thêm, và cài máy chấm công, phần mềm thế nào để ra được bảng giờ sạch.
Lưu ý pháp luật: nội dung tóm tắt từ Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 293/2025/NĐ-CP về lương tối thiểu (hiệu lực từ 01/01/2026) và Luật Bảo hiểm xã hội 2024, cập nhật đến thời điểm viết (tháng 11/2026). Mức lương tối thiểu từ năm 2027 đang trình Chính phủ, chưa ban hành. Trường hợp cụ thể nên đối chiếu văn bản hiện hành, hợp đồng, nội quy hoặc hỏi cơ quan lao động, cơ quan bảo hiểm xã hội.
1. Part-time, thời vụ: giấy tờ cần đúng ở mức nào
Chấm công đúng mà giấy tờ sai thì vẫn có chuyện. Mấy điểm cần nắm:
- Part-time là người làm việc không trọn thời gian (Điều 32 Bộ luật Lao động 2019): thời giờ làm việc ngắn hơn thời giờ bình thường theo ngày, tuần hoặc tháng, do hai bên thỏa thuận. Họ được trả lương và có quyền, nghĩa vụ như người làm trọn thời gian.
- Không còn loại "hợp đồng mùa vụ" riêng. Bộ luật 2019 chỉ có hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng xác định thời hạn tối đa 36 tháng (Điều 20). Người làm thời vụ ký hợp đồng xác định thời hạn ngắn.
- Hợp đồng dưới 1 tháng được giao kết bằng lời nói (khoản 2 Điều 14), trừ một số trường hợp luật bắt buộc văn bản. Có văn bản vẫn đỡ cãi nhau về đơn giá giờ.
- Bảo hiểm xã hội: từ 01/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đưa cả người làm không trọn thời gian có hợp đồng từ đủ 1 tháng vào diện đóng bắt buộc nếu tiền lương tháng từ mức tiền lương làm căn cứ đóng thấp nhất trở lên. Mức cụ thể nên hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đóng.
- Người dưới 18 tuổi không làm quá 8 giờ/ngày và 40 giờ/tuần; làm thêm giờ, làm ban đêm chỉ trong danh mục nghề được phép (Điều 146). Quán thuê học sinh làm ca tối cần để ý.
2. Lương theo giờ thấp nhất là bao nhiêu?
Nghị định 293/2025/NĐ-CP, ký ngày 10/11/2025, hiệu lực từ 01/01/2026, quy định mức lương tối thiểu tháng và giờ theo vùng:
| Vùng | Tối thiểu tháng | Tối thiểu giờ |
|---|---|---|
| Vùng I | 5.310.000đ | 25.500đ |
| Vùng II | 4.730.000đ | 22.700đ |
| Vùng III | 4.140.000đ | 20.000đ |
| Vùng IV | 3.700.000đ | 17.800đ |
Vùng xác định theo nơi doanh nghiệp, cửa hàng hoạt động, tra theo danh mục xã, phường trong phụ lục nghị định. Ở Hà Nội, các phường nội thành và nhiều phường, xã lân cận thuộc vùng I, phần còn lại thuộc vùng II.
Mức giờ là sàn cho người trả lương theo giờ. Người trả lương ngày, lương tuần cũng phải quy đổi ra giờ để so: lương ngày 200.000đ cho ca 8 tiếng là 25.000đ/giờ, thấp hơn mức 25.500đ của vùng I. Nhiều quán vẫn để mức "200 nghìn một ngày" từ mấy năm trước mà không biết đã dưới sàn.
3. Ghép lượt vào, lượt ra: chỗ phần mềm hay tính sai
Nhân viên văn phòng chấm 2 lần mỗi ngày, lấy lần đầu và lần cuối là xong. Part-time ở quán ăn, siêu thị, xưởng thì khác: ca gãy sáng một khúc, tối một khúc, có người ra ngoài giữa ca rồi quay lại. Muốn ra số giờ đúng, phần mềm phải:
- Ghép từng cặp vào – ra theo thứ tự rồi cộng các cặp. Ngày thứ Hai ở trên là 4 giờ 03 phút buổi sáng cộng 3 giờ 56 phút buổi tối, bằng 7 giờ 59 phút. Lấy 20:55 trừ 06:58 sẽ ra 13 giờ 57 phút, tính cả 6 tiếng nghỉ ở nhà.
- Báo lượt lẻ thay vì tự ghép bừa. Quên chấm ra buổi sáng thì buổi chiều bị ghép lệch, cả ngày sai. Cách xử lý quên chấm có ở bài quên chấm công xử lý thế nào.
- Bỏ lượt chấm trùng: bấm hai lần trong vài phút chỉ tính một lần.
- Ca vắt qua 0 giờ (quán mở khuya) phải ghép vào đúng ngày bắt đầu ca.
Trên máy, không nên bắt nhân viên bấm phím chọn "vào ca", "ra ca": part-time đổi ca liên tục, bấm nhầm là chuyện hằng ngày. Để máy ghi giờ thuần, phần mềm tự ghép theo thứ tự là đỡ lỗi nhất.
4. Ví dụ bảng giờ một tuần
Bạn part-time ở quán cà phê thuộc vùng I, đơn giá 28.000đ/giờ (cao hơn sàn 25.500đ), ngày nghỉ hằng tuần thỏa thuận là thứ Tư. Quán tính theo giờ chấm thực tế:
| Ngày | Vào 1 | Ra 1 | Vào 2 | Ra 2 | Giờ làm |
|---|---|---|---|---|---|
| T2 | 06:58 | 11:01 | 16:59 | 20:55 | 7h59 |
| T3 | 16:55 | 22:06 | – | – | 5h11 |
| T4 | Nghỉ hằng tuần | 0 | |||
| T5 | 06:58 | 11:09 | – | – | 4h11 |
| T6 | 16:57 | 22:31 | – | – | 5h34 |
| T7 | 06:59 | 11:01 | 13:58 | 20:07 | 10h11 |
| CN | 07:57 | 12:12 | – | – | 4h15 |
| Cộng tuần | 37h21 | ||||
Ba phần tiền tách riêng:
- Giờ thường: 37h21 trừ 2h11 vượt 8 giờ của thứ Bảy, còn 35h10. 35h10 × 28.000đ = 984.667đ.
- Làm thêm thứ Bảy: 2h11 × 28.000đ × 150% = 91.700đ.
- Làm đêm: 6 phút thứ Ba và 31 phút thứ Sáu sau 22 giờ, tổng 37 phút × 28.000đ × 30% = 5.180đ.
Cộng tuần: 1.081.547đ. Khoản làm đêm nhỏ, nhưng quán đóng cửa 22:30 thì tháng nào cũng phát sinh, bỏ đi là trả thiếu.
5. Làm tròn phút: cách nào không thiệt ai
Cùng tuần chấm công trên, ba cách làm tròn cho ba con số:
| Cách tính | Tổng giờ tuần | So với thực tế |
|---|---|---|
| Theo phút thực tế | 37h21 | — |
| Mỗi lượt làm tròn xuống bội số 15 phút | 36h30 | Mất 51 phút, khoảng 23.800đ/tuần |
| Mỗi lượt làm tròn lên hoặc xuống về mốc 15 phút gần nhất | 37h30 | Thêm 9 phút |
Làm tròn xuống một chiều lúc nào cũng thiệt người lao động: với 4 tuần như trên, bạn part-time mất gần 100.000đ mỗi tháng cho những phút đã thật sự làm. Bên mình khuyên tính theo phút, phần mềm làm việc này không tốn gì. Quán muốn bảng gọn thì làm tròn hai chiều về mốc gần nhất, ghi vào quy định và báo cho nhân viên từ đầu.
Còn chuyện đến sớm: bạn vào 06:58 cho ca 07:00 thì 2 phút đó có tính không là do quán quy định. Quán chỉ tính từ giờ bắt đầu ca thì ghi rõ, và cài đúng như thế vào phần mềm.
6. Part-time có được tính làm thêm giờ không?
Có. Thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ/ngày (Điều 105), nên ngày thứ Bảy 10h11 ở trên chắc chắn có 2h11 làm thêm, trả ít nhất 150% ngày thường, 200% nếu rơi vào ngày nghỉ hằng tuần đã thỏa thuận (thứ Tư của bạn ấy, không phải Chủ nhật), 300% vào ngày lễ (Điều 98). Làm thêm phải có sự đồng ý của người lao động và không quá 40 giờ/tháng (Điều 107). Các mức hệ số và cách cộng giờ đêm có ở bài cách tính giờ làm thêm, tăng ca.
Trường hợp khó hơn là làm vượt số giờ đã hẹn nhưng chưa tới 8 giờ, ví dụ hợp đồng 4 giờ/ngày mà quán nhờ ở lại thêm 2 tiếng. Nhiều nơi trả theo đơn giá thường, nơi khác trả theo hệ số làm thêm. Cách nào thì nên ghi thẳng vào hợp đồng để cuối tháng khỏi tranh luận.
Lễ, Tết là lúc quán đông và cần part-time nhất. Người làm theo giờ đi làm ngày lễ cũng được ít nhất 300%, chi tiết và ví dụ tính tiền ở bài làm ngày lễ, Tết được trả lương thế nào.
7. Cài máy chấm công và phần mềm để ra bảng giờ
Với part-time, máy chấm công khuôn mặt hoặc vân tay hợp hơn thẻ, vì nhân viên đổi ca nhiều, nhờ nhau quẹt thẻ hộ rất dễ. Đăng ký khuôn mặt, vân tay ngay ngày đầu đi làm, kể cả người chỉ làm hai tuần. Quán ăn, quán cà phê chọn máy thế nào bên mình đã viết ở bài máy chấm công cho quán cafe, nhà hàng.
Phía phần mềm, phần mềm chấm công Digiplus có kiểu chấm công theo giờ dành cho trường hợp này:
- Không cần khai báo ca, không tính đi muộn về sớm; phần mềm cộng giờ từ các cặp vào – ra trong ngày.
- Báo cáo mẫu theo giờ để mỗi lượt chấm một cột (Vào 1, Ra 1, Vào 2, Ra 2…) và cột tổng giờ, đúng như bảng ở mục 4, xuất ra Excel được.
- Nhập đơn giá giờ cho từng người, bảng lương lấy tổng giờ nhân đơn giá.
Kiểu theo giờ chỉ đếm giờ, không chia hệ số. Những ngày vượt 8 tiếng hay có giờ ra sau 22:00 thì nhìn cột giờ ra là thấy ngay, kế toán tách phần đó để nhân 150% và 30% như ví dụ. Quán chỉ vài người, chưa dùng phần mềm thì có thể bắt đầu bằng mẫu bảng chấm công Excel. Cả quy trình từ chấm công đến bảng lương, gồm cả nhân viên làm ca và nhân viên theo giờ, nằm ở bài quản lý chấm công và tính lương.
8. Câu hỏi thường gặp
Lương part-time theo giờ năm 2026 thấp nhất là bao nhiêu?
Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP: vùng I 25.500đ/giờ, vùng II 22.700đ, vùng III 20.000đ, vùng IV 17.800đ, áp dụng từ 01/01/2026.
Nhân viên part-time có phải đóng bảo hiểm xã hội không?
Có, nếu hợp đồng từ đủ 1 tháng và tiền lương tháng từ mức tiền lương làm căn cứ đóng thấp nhất trở lên, theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ 01/7/2025.
Thuê thời vụ vài tuần có cần ký hợp đồng không?
Hợp đồng dưới 1 tháng có thể giao kết bằng lời nói, trừ một số trường hợp luật bắt buộc văn bản. Nên có tờ thỏa thuận ghi đơn giá giờ, ngày nghỉ hằng tuần và cách làm tròn.
Part-time làm quá 8 tiếng một ngày có được tính tăng ca?
Có. Phần vượt 8 giờ/ngày là làm thêm giờ, trả ít nhất 150% ngày thường, 200% ngày nghỉ hằng tuần, 300% ngày lễ.
Nên làm tròn giờ chấm công thế nào?
Tốt nhất tính theo phút. Nếu làm tròn thì làm hai chiều về mốc gần nhất; làm tròn xuống một chiều luôn làm người lao động mất tiền cho thời gian đã làm.
Chấm vào ra nhiều lần trong ngày thì máy có ghi đủ không?
Máy ghi đủ mọi lượt chấm kèm giờ phút. Ghép lượt nào với lượt nào và cộng ra tổng giờ là việc của phần mềm, nên cần phần mềm ghép theo cặp chứ không lấy lượt đầu trừ lượt cuối.
Cần cài kiểu chấm công theo giờ, đơn giá giờ từng người hay báo cáo nhiều lượt vào ra cho quán, cửa hàng của mình, nhắn Zalo 0372 669 992.
