Quên chấm công xử lý thế nào? Quy trình bổ sung công và mẫu đơn giải trình

Sáng thứ Hai, phòng nhân sự nào cũng nhận vài tin nhắn kiểu "chị ơi hôm thứ Sáu em quên chấm ra". Chuyện nhỏ, nhưng để lâu thì thành chuyện lớn: cuối tháng bảng công thiếu một nửa ngày của người ta, người ta khiếu nại, HR phải lục lại camera, hỏi trưởng bộ phận, rồi sửa tay. Một công ty 50 người, mỗi người quên 1 lần/tháng là 50 lần sửa. Bài này nói gọn quên chấm công xử lý thế nào cho đúng luật, có mẫu đơn giải trình để dùng ngay, và mấy cách làm cho số lần quên giảm hẳn.

Lưu ý: phần pháp luật trong bài tóm tắt từ Bộ luật Lao động 2019 để Anh/Chị tham khảo khi soạn quy định nội bộ. Trường hợp cụ thể nên đối chiếu văn bản hiện hành, hợp đồng, nội quy của doanh nghiệp hoặc hỏi cơ quan lao động/luật sư.

1. Quên chấm công thường rơi vào 4 kiểu

Gom lại thì hầu như ca nào cũng thuộc một trong bốn kiểu dưới đây, và mỗi kiểu nên xử lý hơi khác nhau:

• Quên thật: vội vào họp, tay cầm đồ, nói chuyện với đồng nghiệp rồi đi thẳng. Hay gặp nhất là quên chấm ra lúc về.
• Có chấm nhưng máy không nhận: vân tay mòn, tay ướt, khuôn mặt đăng ký từ lâu nay đã khác. Nhân viên tưởng đã chấm, máy không lưu.
• Không chấm được: mất điện, máy treo, đi gặp khách từ sáng sớm, đi công tác thẳng từ nhà.
• Lý do che cho việc đi muộn: thực tế đến lúc 9 giờ nhưng khai "quên chấm" để được tính 8 giờ.

Kiểu thứ hai và thứ ba là lỗi kỹ thuật hoặc lịch làm việc, sửa ở gốc là hết. Kiểu thứ tư mới là thứ quy trình bổ sung công cần chặn. Vì vậy quy trình phải có bước xác nhận của người khác, không chỉ dựa vào lời khai.

2. Quên chấm công có bị trừ lương, phạt tiền không?

Câu hỏi này bên mình nhận nhiều nhất, và câu trả lời ngắn là: không được phạt tiền, cũng không được trừ lương chỉ vì quên chấm, nếu thực tế người đó vẫn đi làm.

• Khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 cấm "phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động". Quy định kiểu "quên chấm công phạt 50.000đ/lần" hay "quên chấm ra trừ nửa ngày công" là trái luật, dù đã ghi trong nội quy.
• Lương trả theo thời gian làm việc thực tế. Người quên chấm nhưng chứng minh được có làm đủ giờ thì phải được tính đủ công.
• Công ty được yêu cầu giải trình, giới hạn số lần bổ sung trong tháng, và nếu nội quy lao động có quy định thì xử lý kỷ luật (khiển trách...) với người cố tình vi phạm nhiều lần. Kỷ luật chỉ áp dụng được cho hành vi đã ghi trong nội quy (khoản 3 Điều 127).
• Công ty cũng được gắn số lần quên chấm với thưởng chuyên cần, vì thưởng do công ty tự quy định (Điều 104). Tháng quên quá 2 lần thì không được thưởng chuyên cần là cách làm hợp lệ và hiệu quả hơn hẳn phạt tiền.

Còn người khai "quên chấm" để che đi muộn thì xử lý như đi muộn: trừ đúng phần thời gian không làm, cộng kỷ luật nếu nội quy có quy định. Chi tiết phần này bên mình viết riêng ở bài đi muộn, về sớm có bị trừ lương không.

Máy đặt sát cửa, ngang tầm tay, ai đi qua cũng thấy. Vị trí máy quyết định một nửa số lần quên chấm.

3. Quy trình 4 bước bổ sung công khi quên chấm

Quy trình không cần phức tạp, nhưng phải có đủ 4 thứ: thời hạn, người xác nhận, căn cứ đối chiếu, và dấu vết ai đã sửa.

1. Nhân viên báo trong thời hạn. Tốt nhất là ngay trong ngày, muộn nhất 2 ngày làm việc. Để đến cuối tháng mới báo thì không ai còn nhớ hôm đó người ta về lúc mấy giờ.
2. Quản lý trực tiếp xác nhận. Trưởng bộ phận ký hoặc bấm duyệt, xác nhận người đó có mặt và giờ vào/ra khai là đúng. Người xác nhận chịu trách nhiệm cùng, nên ít ai ký bừa.
3. HR đối chiếu khi cần. Không phải đơn nào cũng soát, nhưng đơn bất thường (giờ sát mốc đi muộn, cùng một người lặp lại) thì đối chiếu với camera cổng, log mở cửa, email, sổ bảo vệ, lịch họp.
4. Bổ sung công có ghi chú. Nhập giờ bổ sung vào phần mềm, ghi lý do và người duyệt. Bản ghi thêm tay phải phân biệt được với bản ghi máy, để cuối năm soát lại vẫn biết ngày nào là sửa tay.

Báo trong hạn, quản lý xác nhận, HR đối chiếu, bổ sung có ghi chú.

Thêm một giới hạn cho rõ: mỗi người được bổ sung tối đa 2 đến 3 lần/tháng. Quá số đó thì vẫn bổ sung nếu có căn cứ (vì không được trừ lương người thực sự đi làm), nhưng tính là vi phạm nội quy và mất chuyên cần. Con số cụ thể do công ty chọn, miễn là ghi rõ và áp dụng cho mọi người như nhau.

4. Mẫu đơn giải trình quên chấm công

Công ty nhỏ dùng đơn giấy hoặc tin nhắn theo mẫu cũng được, miễn đủ các ý dưới đây. Anh/Chị có thể copy nguyên văn:

Dòng "số lần đã bổ sung trong tháng" do HR ghi, để người duyệt nhìn là biết đây là lần đầu hay lần thứ năm. Đơn giấy nên đánh số và cất theo tháng, vì đó là chứng từ giải thích vì sao bảng công khác dữ liệu máy.

5. Bổ sung công trên phần mềm cho đỡ sót

Từ vài chục người trở lên, đơn giấy bắt đầu thất lạc. Cách gọn hơn là xử lý thẳng trên phần mềm chấm công:

• Nhân viên gửi đề nghị bổ sung giờ trên điện thoại, quản lý duyệt trên điện thoại, không phải chờ ký.
• Phần mềm tự đếm số lần bổ sung của từng người trong tháng.
• Giờ bổ sung tay được đánh dấu riêng và lưu lại ai thêm, lúc nào. Ai mở bảng công cũng phân biệt được dòng nào máy ghi, dòng nào người sửa.

Trên phần mềm chấm công Digiplus, quản lý vào mục Tính công, bấm "+ Thêm giờ", chọn nhân viên, ngày, giờ vào/ra và ghi lý do; bản ghi thêm tay hiện dấu (*) kèm người thêm và thời điểm thêm. Công ty muốn nới hơn thì có tùy chọn "thiếu giờ ra vẫn tính công" để ngày quên chấm ra vẫn đủ công (chỉ trừ phần đi trễ nếu có), không bắt quản lý bổ sung từng ngày. Xem thêm ở bài phần mềm chấm công trên điện thoại và web Digiplus.

6. Giảm quên chấm công từ gốc

Quy trình tốt đến đâu cũng chỉ là chữa cháy. Giảm số lần quên mới là việc đáng làm, và phần lớn nằm ở chỗ đặt máy với cách cài máy:

• Đặt máy trên đường đi bắt buộc. Máy đặt cạnh cửa chính, ngang tầm tay (khoảng 1,4–1,5m tính từ sàn đến mắt đọc), không đặt trong góc phòng hay sau tủ. Công ty có 2 lối ra vào thì 2 lối đều cần máy, hoặc khóa bớt một lối.
• Bật loa báo. Máy đọc "cảm ơn" hoặc "xin thử lại" giúp nhân viên biết chấm được hay chưa. Nhiều nơi tắt loa vì ồn, rồi số ca "tưởng đã chấm" tăng lên.
• Đăng ký lại vân tay, khuôn mặt cho người hay bị máy từ chối. Đăng ký 2 ngón ở 2 tay, chọn ngón ít mòn. Cách làm có ở bài cách đăng ký vân tay trên máy chấm công.
• Cho phép chấm bằng điện thoại khi đi ngoài. Người đi gặp khách từ sáng chấm bằng app có ảnh và vị trí GPS, khỏi phải làm đơn.
• Máy có pin lưu điện cho văn phòng hay mất điện, để không cả công ty cùng "quên chấm" một buổi.
• Gửi nhắc tự động. Phần mềm báo cho nhân viên ngay hôm sau khi thấy ngày thiếu giờ vào hoặc ra, lúc người ta còn nhớ, thay vì cuối tháng.

Lắp xong, kỹ thuật thử chấm ở đúng tư thế người đi qua cửa, chỉnh độ cao trước khi bàn giao.

Máy đang dùng đã cũ, hay báo không nhận, hoặc công ty chưa có máy, Anh/Chị xem các dòng máy chấm công bên mình đang bán, có cả loại pin lưu điện và loại khuôn mặt chấm nhanh.

Click để nhận tư vấn Zalo

7. Câu hỏi thường gặp

Quên chấm công có bị trừ lương không?

Không, nếu chứng minh được vẫn đi làm đủ giờ. Lương trả theo thời gian làm việc thực tế, việc quên chấm chỉ là thiếu dữ liệu, cần bổ sung chứ không phải căn cứ để trừ lương.

Công ty quy định quên chấm công phạt 50.000đ có đúng luật không?

Không đúng. Khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 cấm phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật. Công ty có thể dùng thưởng chuyên cần hoặc kỷ luật theo nội quy thay cho phạt tiền.

Quên chấm công bao nhiêu lần thì bị kỷ luật?

Luật không quy định con số. Do nội quy lao động của từng công ty quy định, ví dụ quá 3 lần/tháng thì nhắc nhở, tái phạm thì khiển trách. Hành vi phải được ghi trong nội quy thì mới xử lý kỷ luật được.

Quên chấm công thì báo cho ai, trong bao lâu?

Báo quản lý trực tiếp và phòng nhân sự, càng sớm càng tốt, thường trong 1–2 ngày làm việc. Thời hạn cụ thể nên ghi trong quy định chấm công của công ty.

Máy chấm công hỏng thì cả công ty phải làm đơn à?

Không cần. Trường hợp lỗi thiết bị, HR lập một biên bản cho cả ngày, ghi khoảng thời gian máy hỏng và danh sách người làm việc, quản lý các bộ phận ký xác nhận.

Chấm rồi mà máy không lưu thì có phải làm đơn quên chấm không?

Vẫn cần báo để bổ sung, nhưng nên ghi lý do "máy không nhận" để HR biết mà đăng ký lại vân tay hoặc khuôn mặt cho người đó, tránh lặp lại.

Cần tư vấn cách cài quy trình bổ sung công trên phần mềm, hay muốn đổi sang máy chấm nhanh hơn, nhắn Zalo 0372 669 992.