Mẫu quy định chấm công cho công ty: 10 điều cần có, copy dùng ngay

Lắp máy chấm công thì nhanh, một buổi sáng là xong. Cái mất thời gian là những tranh cãi sau đó: đến 8 giờ 5 phút có tính muộn không, quên chấm thì sao, tăng ca không ai duyệt có được tính tiền không, chốt công ngày nào thì hết khiếu nại. Công ty nào cũng gặp, và chỗ nào chưa có quy định thành văn thì chỗ đó mỗi lần một kiểu xử lý. Bài này đưa ra một mẫu quy định chấm công 10 điều mà bên mình thấy các khách hàng dùng ổn nhất, Anh/Chị sửa giờ giấc và con số cho hợp công ty mình là dùng được.

Lưu ý: phần pháp luật trong bài tóm tắt từ Bộ luật Lao động 2019 để Anh/Chị tham khảo khi soạn quy định nội bộ. Trường hợp cụ thể nên đối chiếu văn bản hiện hành, hợp đồng, nội quy, thỏa ước của doanh nghiệp hoặc hỏi cơ quan lao động/luật sư.

1. Quy định chấm công nằm ở đâu trong giấy tờ công ty?

Có hai cách làm, cách nào cũng được:

• Ghi thẳng vào nội quy lao động, ở phần thời giờ làm việc. Công ty từ 10 người trở lên bắt buộc có nội quy bằng văn bản (Điều 118) và phải đăng ký nội quy với cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh (Điều 119).
• Làm thành quy chế chấm công riêng, ban hành kèm nội quy. Cách này tiện sửa hơn khi đổi máy, đổi ca.

Điểm quan trọng: muốn xử lý kỷ luật hành vi nào thì hành vi đó phải có trong nội quy lao động (khoản 3 Điều 127). Quy chế chấm công riêng ghi "chấm hộ bị khiển trách" mà nội quy không có hành vi chấm hộ thì đến lúc xử lý sẽ vướng. Vì vậy các hành vi vi phạm (chấm hộ, gian lận dữ liệu chấm công) nên được đưa vào nội quy, phần còn lại (cách chấm, cách tính) để ở quy chế.

2. Mẫu quy định chấm công 10 điều

Phần chữ nghiêng trong ngoặc là chỗ Anh/Chị điền theo công ty mình.

10 điều gom thành 3 nhóm: cách chấm, cách tính, cách xử lý khi có chuyện.

3. Những điều không được ghi vào quy định chấm công

Bên mình đọc nội quy của khá nhiều khách khi cài phần mềm, và mấy câu dưới đây vẫn xuất hiện thường xuyên. Câu nào cũng trái luật, có ghi cũng không áp dụng được, lại thành bằng chứng nếu nhân viên khiếu nại:

Về đi muộn, về sớm và cách trừ cho đúng, bên mình phân tích kỹ ở bài đi muộn, về sớm có bị trừ lương không. Quy trình khi nhân viên quên chấm và mẫu đơn giải trình có ở bài quên chấm công xử lý thế nào.

Máy chấm công tại cửa một nhà xưởng mới lắp. Xưởng đông người thì quy định chấm công càng phải rõ từ ngày đầu.

4. Vân tay, khuôn mặt của nhân viên là dữ liệu phải giữ cẩn thận

Đây là phần nhiều quy định chấm công bỏ trống. Vân tay, khuôn mặt là đặc điểm sinh học riêng của từng người, thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Công ty nên làm 3 việc:

• Lấy văn bản đồng ý khi đăng ký vân tay, khuôn mặt, ghi rõ mục đích là chấm công, kiểm soát ra vào. Có thể đưa vào hợp đồng lao động hoặc một tờ riêng lúc nhận việc.
• Giới hạn người được xem, sửa dữ liệu. Đặt mật khẩu quản trị cho máy, chỉ 1–2 người có quyền admin, không để máy ở chế độ ai cũng vào được menu.
• Xóa dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc. Xóa mẫu vân tay, khuôn mặt trên máy và phần mềm, giữ lại lịch sử chấm công để đối chiếu lương. Cách xóa đúng bên mình có hướng dẫn ở bài cách xóa dữ liệu máy chấm công.

Máy chấm công hiện nay lưu vân tay dưới dạng mẫu số hóa (template) chứ không lưu ảnh dấu vân tay, nhưng mẫu đó vẫn là dữ liệu cá nhân và vẫn cần quản lý như trên.

5. Ban hành và áp dụng thế nào cho trơn tru

1. Soạn xong, gửi đại diện người lao động góp ý (công đoàn cơ sở nếu có), giống thủ tục với nội quy.
2. Giám đốc ký quyết định ban hành, ghi ngày bắt đầu áp dụng, nên là ngày đầu tháng để bảng công không bị cắt đôi giữa quy định cũ và mới.
3. Thông báo cho từng người: dán ở cạnh máy chấm công, gửi nhóm chat công ty, nhân viên mới ký nhận khi vào làm.
4. Cài đúng vào phần mềm: giờ ca, số phút cho phép, quy tắc lấy lần chấm đầu/cuối, cách tính làm thêm. Quy định một đằng, phần mềm tính một nẻo là nguồn khiếu nại lớn nhất bên mình gặp khi đi hỗ trợ khách.

Bước 4 là chỗ máy và phần mềm phải đi cùng nhau. Phần mềm chấm công Digiplus cho cài ca, khung giờ nhận lần chấm, ngưỡng đi muộn, đăng ký làm thêm và đơn nghỉ phép theo đúng quy chế của từng công ty, xem thêm ở bài phần mềm chấm công trên điện thoại và web Digiplus. Công ty chưa có máy thì tham khảo các dòng máy chấm công bên mình đang bán.

Click để nhận tư vấn Zalo

6. Câu hỏi thường gặp

Công ty dưới 10 người có cần quy định chấm công không?

Luật không bắt buộc công ty dưới 10 người có nội quy bằng văn bản, nhưng vẫn nên có một trang quy định chấm công ngắn. Ít người thì càng dễ nể nang, có văn bản thì đỡ phải giải thích từng lần.

Quy định chấm công có phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?

Nội quy lao động của công ty từ 10 người trở lên phải đăng ký với cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh. Nếu quy định chấm công nằm trong nội quy thì đi cùng nội quy; nếu là quy chế riêng thì công ty tự ban hành, nhưng các hành vi bị kỷ luật vẫn phải có trong nội quy.

Có được phạt tiền nhân viên đi muộn không?

Không. Bộ luật Lao động 2019 cấm phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật. Công ty trừ đúng thời gian không làm việc, dùng thưởng chuyên cần hoặc xử lý kỷ luật theo nội quy.

Nên cho phép đi muộn bao nhiêu phút?

Luật không quy định. Nhiều công ty cho 5–10 phút không tính muộn nhưng giới hạn số lần mỗi tháng. Con số nào cũng được, quan trọng là ghi rõ và cài đúng vào phần mềm.

Nhân viên không đồng ý đăng ký vân tay thì sao?

Nên có phương án thay thế như chấm bằng thẻ, mã số hoặc ứng dụng điện thoại có chụp ảnh. Vân tay, khuôn mặt là dữ liệu cá nhân nhạy cảm, việc thu thập cần có sự đồng ý của người lao động.

Chốt công xong rồi nhân viên mới khiếu nại thì có phải sửa không?

Nếu quy định đã ghi thời hạn khiếu nại và đã gửi bảng công cho từng người, công ty có căn cứ để từ chối khiếu nại quá hạn. Nhưng nếu đúng là công ty tính sai thì vẫn nên điều chỉnh vào kỳ lương sau.

Cần bên mình cài ca, ngưỡng đi muộn, quy tắc bổ sung công vào phần mềm theo đúng quy chế công ty, nhắn Zalo 0372 669 992.